Koliber - System elektronicznego obiegu informacji i dokumentów.
Wsparcie w każdym obszarze działania Twojej organizacji.
Koliber to system elektronicznego obiegu informacji i dokumentów, który pozwala na kompleksowe zarządzanie procesami w każdej organizacji, bez względu na wielkość czy branżę.
Dedykowany zestaw narzędzi umożliwia samodzielną rozbudowę wdrożonych modułów, pozwalając na dopasowanie funkcjonalności do wymagań konkretnej organizacji. System eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji do różnych systemów. Umożliwia pracę zdalną, dzięki logowaniu przez przeglądarkę www z każdego urządzenia z dostępem do internetu.
Dla użytkownika, Koliber to dedykowany hub informacyjny, który agreguje wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu. To swoisty krwioobieg wszystkich dokumentów, spraw i procesów w organizacji. Koliber nie zastępuje systemów dziedzinowych takich jak Finanse i Księgowość czy Kadry i Płace. Zapewnia prawidłowy przepływ informacji oraz pełne ścieżki wydawania opinii i zatwierdzania dokumentów. Pracownicy back-office nadal pracują w systemach dziedzinowych, natomiast pracownicy biznesowi (tj. zarządczy i operacyjny) mają do dyspozycji jedno miejsce do obsługi wszystkich prowadzonych i prowadzonych przez siebie spraw i dokumentów.
Modułowa budowa systemu Koliber.
System Koliber składa się z 3 obszarów funkcjonalnych:
Rdzeń systemu
funkcjonalność podstawowa (bazowa), czyli zestaw narzędzi obejmujący wszystkie wspólne procesy i funkcjonalności składające się na system obiegu dokumentów i informacji w organizacji.
Predefiniowane procesy i formularze
czyli moduły funkcjonalne, które zostały zbudowane z wykorzystaniem narzędzi funkcjonalności bazowej. Zapewniają pełną realizację dedykowanych procesów zgodnie z obowiązującymi w organizacji procedurami.
Warstwa integracyjna
zapewniająca wymianę danych z systemami zarządzania organizacją oraz rejestrami państwowymi.
Moduły funkcjonalne
Koliber oferuje moduły funkcjonalne w trzech głównych obszarach działania organizacji, tj.: elektronicznego obiegu dokumentów, finansów i kontrolingu, zasobów ludzkich i administracji. Wybór modułów jest opcjonalny i zależny od potrzeb danej organizacji, a zdefiniowany w ramach modułu przepływ procesu (workflow) można samodzielnie dostosować.
Elektroniczny obieg dokumentów:
- Dokumenty elektroniczne
- Dokumenty formalno-prawne
- Audyty i kontrole wewnętrzne
- Rejestry cyfrowe
- Archiwa
Finanse i kontroling:
- Budżety
- Teczki projektowe
- Faktury
- Zapotrzebowania
- Ocena dostawców
- Windykacja
Zasoby ludzkie i administracja:
- Wnioski HR
- Nieobecności
- Delegacje
- Flota samochodowa
- Zarządzanie majątkiem
- Inwentaryzacja
Funkcjonalność podstawowa (bazowa)
Koliber pozwala definiować procesy i funkcjonalności składające się na obieg dokumentów i informacji w danej firmie. Umożliwia to kompleksowy zestaw narzędzi, który pozwala użytkownikowi bez znajomości programowania zaprojektować i wdrożyć dedykowany proces obiegu określonych typów dokumentów lub informacji (platforma low-code). W skład funkcjonalności podstawowej wchodzą narzędzia i funkcjonalności:
- Definicja i zarządzanie procesami (silnik workflow),
- Inteligentny system rozpoznawania danych OCR,
- Zestaw narzędzi do budowy formularzy procesów (Power Tools),
- Generator raportów,
- Obsługa podpisu kwalifikowanego w chmurze oraz pieczęci firmowej,
- Portal użytkownika (pracownika),
- Portal administracyjny.
Jesteś zainteresowany wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów do Twojej firmy?
Napisz do nas.Wybierz system Koliber. Usprawnij codzienną pracę organizacji, w tym elektroniczny obieg dokumentów.
Sprawdź możliwości naszego narzędzia do zarządzania procesami, obiegiem informacji i dokumentów. Poznaj funkcjonalności systemu Koliber.
Usprawnienie pracy
- Składanie i procesowanie wszystkich wniosków elektronicznie.
- Zgłaszanie potrzeb zakupowych i nadzorowanie ich realizacji.
- Rozliczanie, sprawdzanie i akceptacja delegacji pracowników.
- Tworzenie dokumentów na podstawie wzorców, np. umowy.
- Podpisywanie e-dokumentów podpisem kwalifikowanych.
- Rejestracja nieobecności, urlopów i zarządzanie zastępstwami.
- Zakładanie e-teczek kadrowych wszystkich pracowników firmy.
- Prowadzenie ewidencji i rozliczanie samochodów służbowych.
- Praca grupowa nad przygotowaniem dokumentów.
Kontrolowanie finansów
- Planowanie i bieżąca kontrola budżetu.
- Monitorowanie płatności i zaległych należności.
- Kontrola realizacji projektów z wykorzystaniem teczek projektowych.
- Rejestracja i akceptacja rozliczeń pomiędzy działami.
- Weryfikacja kosztów zgodnie z założonym budżetem.
- Elektroniczne opisywanie, dekretacja i akceptacja faktur kosztowych.
Monitorowanie procesów
- Przeprowadzanie audytów wewnętrznych i gromadzenie e-dokumentacji.
- Tworzenie nowych i korzystanie z zaawansowanych raportów i analiz.
- Powiadomienie przełożonych o nieterminowej realizacji zadań.
- Korzystanie z przypomnień o dacie obowiązywania dokumentów.
- Prowadzenie elektronicznej ewidencji środków trwałych.
- Przygotowywanie specyfikacji technicznej środków trwałych.
- Kontrolowanie dostępu pracowników do zasobów sieciowych IT.
- Prowadzenie ewidencji, weryfikacji i akceptacji uprawnień.
Integracja z systemami
Koliber jest otwarty na integrację z zewnętrznymi systemami publicznymi, rządowymi oraz aplikacjami ERP w organizacji. Interfejsy integracyjne obejmują:
Systemy dziedzinowe, ERP:
- Finanse i księgowość
- Kadry i Płace
- Zarządzanie aktywami
- Zarządzanie projektami
- CRM
Pozostałe systemy organizacji:
- Dostawcy tożsamości – kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć firmy
- Hurtownie danych / BI
Systemy zewnętrzne:
- Systemy państwowe, np. KRS, CEIDG, REGON, Podatnik, VIES, ePUAP, Poczta Polska
- Firmy kurierskie
- Office 365
Cyfryzacja obszarów biznesowych i organizacyjnych, dzięki systemowi Koliber.
Cyfryzacja obszarów biznesowych i organizacyjnych, dzięki systemowi Koliber.
Elastyczność
Wybierasz tylko te moduły, których aktualnie potrzebujesz.
Oszczędność
Masz pełną kontrolę nad procesami, co redukuje koszty.
Paperless
Ograniczasz zużycie papieru i dbasz o środowisko.
Bezpieczeństwo
Nadajesz dostępy tylko dla uprawnionych użytkowników lub grup.
Efektywność
Usprawniasz komunikację i obsługę spraw oraz procesów.
Wydajność
Przyspieszasz przepływ informacji i dokumentów między oddziałami.
Czas
Podpisujesz dokumenty elektronicznie i zyskujesz czas na inne obowiązki.
e-Archiwum
Rezygnujesz z przechowywania segregatorów, prowadząc e-archiwum.
Jesteś zainteresowany wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów do Twojej firmy? Napisz do nas!
Bądź w kontakcie.
